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首页> 通知公告> 关于开展2015-2016学年度教学文件材料立卷归档工作的通知
全校各教学单位:
  为了做好2015-2016学年教学档案立卷归档工作,现将有关事项通知如下:
一、立卷归档范围
(一)2015-2016学年教育教学、学生工作管理文件,已经毕业的研究生、全日制本科生、继续(网络)教育生的学籍、学位档案,自编教材、教案,教学成果,照片、视频等多媒体材料;
(二)退学、肄业、结业等研究生、本科生的学籍(成绩)材料;借读、交流(访学)、进修、中外合作办学等特殊类型学生的学籍(成绩)材料。
二、立卷归档要求
(一)各单位要充分认识教学、学生档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,在规定时间内,完成本单位文件材料的整理归档工作。
(二)进一步提高归档案卷质量,确保文件材料完整齐全。立卷人员要注意归档材料的收集、审核,检查其是否齐全规范,确保准确、完整、无遗漏。尤其注意做好双学位、交流生、访学生、暑期学校、进修生、旁听生、结业生、学籍变更学生的学籍材料收集归档工作。
(三)归档文件须为原件,复制件不得归档;纸质文件须激光打印,字迹清晰;归档成绩单须加盖教学主管部门公章。
(四)所有管理文件、学籍档案、学位档案全部实行网上立卷归档。全日制毕业本科生学籍档案,毕业研究生学籍、学位档案,已在《档案管理信息系统》中自动生成案卷目录和卷内目录;其他类型学生的学籍材料、其他类别档案的文件材料归档,仍需自行在系统中录入数据。录入时,务必注意信息的完整、准确及著录格式。
(五)做好电子文件、声像档案的收集归档。与归档纸质文件相应的电子文件,必须同时归档;其他具有永久或长期保管价值的电子文件(含文本、图像、视频、数据库、网页等)也应归档。电子文件归档可采用物理归档(光盘、磁盘)和逻辑归档(《档案管理信息系统》上传)两种方式。归档电子文件,应附相关的电子文件版本说明。有关照片档案的归档按原办法执行。
三、注意事项。
1、学生学籍卡、中英文成绩单、论文成绩评定表上的姓名请务必核对,正确无误;
2、页码编制完毕,需进入《档案管理信息系统》进行页码修正;
3、双学位毕业生的系统录入工作按照往年自行进行。
四、归档时间
请各单位务必在11月底前,完成文件材料的归档工作。
从通知之日起,有关立卷业务指导及档案移交归档事宜,请与档案馆业务指导部联系。
联系电话:64934;64605
移交地点:中心校区明德楼A543、A545房间
 
档案馆
2016年09月27日