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首页> 通知公告> 关于2015年度文件材料整理归档的通知
全校各单位:
为了做好2015年度文件材料归档工作,现将有关事项通知如下:
一、归档范围
(一)2015年1 月1日至12月31日间,学校在党政管理、科学研究、教学管理、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发、法律事务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)。
(二)2015年12月毕业研究生、2016年1月成人(网络)教育毕业生、往届中加班等合作办学学生的学籍、学位档案等。
(三)2015年度学校、学院重大活动材料;已结项的基建项目、科研项目形成的文件材料、图表等。
二、归档要求
(一)加强领导,统筹安排。分管档案工作的部门领导要加强档案工作力度,明确本单位档案工作责任制,将文件材料的归档工作纳入全体工作人员岗位职责。检查监督本单位工作人员在规定时间内,做好文件材料的收集、整理、归档工作。
(二)明确职责,应归尽归。各单位专兼职档案员负责本部门文件材料的汇总收集、整理与归档工作。请结合去年制定的本单位的归档范围,做到所有应归档的文件材料,尽快归档。任何单位和个人,不得将应归档材料据为己有,或延滞不归。
(三)提高质量,齐全完整。归档综合管理文件材料,继续实行按“件”整理。各单位要进一步提高文件归档质量,做到归档文件齐全、内容完整、材质合格。要注意检查重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合归档要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。
(四)各种载体,一并归档。各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度。除纸质载体外,要注意其他载体形式文件材料的收集、整理。电子文件、声像材料可在档案管理系统中直接上传,完成逻辑归档;也可同时以光盘、磁盘(带)、照片等形式进行物理归档。
(五)登陆系统,网上归档。所有文件材料实行网上归档,各单位专、兼职档案员可根据本单位用户名和密码登陆“山东大学档案管理系统”(http://www.archives.sdu.edu.cn/login),完成档案数据录入和表格生成,并提供移交目录一式两份。归档文件“备考表”,请在档案馆网页“立卷表格下载”栏内下载。所有表格请使用激光打印。
(六)补充说明。学校制发的文件和上级发文,由拟稿单位或承办部门到学校办公室文秘室(明德楼A229房间)、机要办公室(明德楼A314房间)领取,按要求分类归档。
三、归档时间
各单位务必在6月底前完成所有文件材料的归档工作。各单位在办理档案实体移交手续时,请提前与档案馆业务指导部联系,以便协调安排。
联系电话:64605 , 64934
联系地点:中心校区明德楼A545 ,A543
电子邮箱:ywzd@sdu.edu.cn
山 东 大 学
2016年4月14日