首页

首页> > 山东大学归档文件整理办法

 

山东大学关于印发

《山东大学归档文件整理办法》的通知

山大综字20157

 

各有关单位:

《山东大学归档文件整理办法》业经学校研究通过,现予以印发,请认真遵照执行。

 

 

 

 

                山 东 大 学

                 201554

 

 

山东大学归档文件整理办法

 

为适应档案管理现代化的需要,简化档案整理方式,提高工作效率,依据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》(DA/T222000)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)及《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等有关法律法规,结合我校实际情况,特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于我校党群、行政、外事,以及教学、科研、财会、基建、出版等管理活动中形成的,可作为文书档案整理保存的各种纸质文件材料。

第一条

二、整理原则

以件为管理单位进行文件整理,实行部门立卷制度。

三、整理方法

(一)“件”的确定

一般以一份文件为一件。文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

(二)归档文件的分类、整理

1装订  在归档文件收集齐全完整后,按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。文件统一采用不锈钢订书钉,在文件左侧或左上角装订;较厚的文件可采用三孔一线的装订方式或胶装。

2.编页号  页号是指每份文件的总页数。用阿拉伯数字标注在文件的非装订一侧的下角。

3分类  归档文件采用“年度—类别—机构(问题)”的方法进行分类。其中,类别参见《山东大学档案工作业务规范与档案实体分类方案》。

4文件排列  归档文件分类后,按文号,或成文日期、承办的先后顺序排列。

5编制件号  归档文件应逐件编号。件号为该份文件排列的顺序号,一件一号。

6加盖归档章  在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章样式:(45*15mm)

 

档号:D005-20  -XZ11-  

保管期限

 

件号

 

 

说明:档号由全宗号+年度号+类目号+流水号组成。其中,流水号生成依据机构或问题;保管期限为永久(Y)、长期(C)、短期(D);件号为该份文件顺序号。

7信息著录  登陆《山东大学档案管理系统》,按照要求录入文件信息。

(三)归档文件的目录编制

1.文件目录  利用《山东大学档案管理系统》打印出《文件目录》和《文件移交目录》。

2.备考表  填写项目包括归档文件情况说明、立卷人、审核人和日期。

(四)归档文件的移交与排架

1.移交  各归档单位按照《文件移交目录》所列,在规定时间内向档案馆办理档案移交手续。

2.文件查验  档案馆应严格按照相关文件要求,检查归档文件的数量与质量。合格后,方能办理档案交接手续。

3.装盒  档案馆按照归档文件的档号-件号的先后顺序装入档案盒,并按要求填写档案盒封面及盒脊各栏目。