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关于2014年度文件材料整理归档的通知

 

全校各单位:

为了做好2014年度文件材料归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)20141 1日至1231日间,学校在党政管理、科学研究、教学管理(包含201391-12月31期间的文件)、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)

(二)201412月毕业研究生、20151月成人(网络)教育毕业生的学籍档案、学位档案等。

(三)2014年度学校重大活动、基建项目、科研项目形成的文件材料、图表等。

二、归档要求

(一)以“卷”改“件”,按“件”整理。为适应办公自动化的新要求,学校对归档文件的整理方式做相应调整,实行按“件”整理。各单位要充分认识以“件”为单位整理归档的必要性,加强领导,统筹安排,在规定时间内,完成本单位文件材料的归档工作。

(二)明确职责,部门立卷。随着学校改革、发展,各单位职能均有所调整。请各单位根据自己的职责,重新制定、审定本单位文件材料的归档范围和保管期限,并按要求组织好本单位文件材料的归档工作。做到所有应归档的文件材料,尽快归档。任何单位和个人,不得将应归档材料据为己有,或延滞不归。

(三)提高质量,齐全完整。各单位要进一步提高文件归档质量,做到归档文件齐全、内容完整。要注意检查重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合归档要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。

(四)各种载体,一并归档。各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度。除纸质载体外,要注意其他载体形式文件材料的收集、整理。电子文件、声像材料可在档案管理系统中直接上传,完成逻辑归档;也可同时以光盘、磁盘(带)、照片等形式进行物理归档。

(五)登陆系统,网上归档。所有文件材料实行网上归档,各单位专、兼职档案员可根据本单位用户名和密码登陆“山东大学档案管理系统”(http://www.archives.sdu.edu.cn/login),完成档案数据录入和表格生成,并提供移交目录一式两份。归档文件“备考表”,请在档案馆网页“立卷表格下载”栏内下载。所有表格请使用激光打印。

(六)补充说明。

学校制发的文件和上级发文,由承办部门或拟稿单位到学校办公室文秘室(明德楼A229房间)、机要办公室(明德楼A314房间)领取,按要求分类归档。

以“件”整理方式,将由档案馆举办培训会,专门讲解培训。培训时间另行通知。专、兼职档案人员有变化的单位,请及时通知档案馆。

三、归档时间

各单位务必在6月底前完成所有文件材料的归档工作。各单位在办理档案实体移交手续时,请提前与档案馆业务指导部联系,以便协调安排。

联系电话:64605 64934

联系地点:中心校区明德楼A545 A543

电子邮箱:ywzd@sdu.edu.cn

 

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