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首页> > 山东大学审计档案管理办法
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第一条 审计档案是审计处于审计项目完成后,将审计报告、审计工作底稿和各种审计证据、资料按照规定和要求归类、装订、立卷的总称,是审计活动的真实记录,是考察审计工作、开展理论研究的重要文件资料,是学校档案的一个重要组成部分。
为了加强审计档案工作,切实做好审计文件、资料的收集、整理、保管工作,根据《中华人民共和国审计法》和《山东大学内部审计工作规定》制定本办法。
第二条 本办法所称审计档案,是指审计处执行审计监督或审计调查活动中形成的收集、制作与使用的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态记录材料及不同形式的历史记录。
第三条 审计处的档案管理工作接受上级业务主管部门和学校档案行政管理部门的业务指导和监督。
第四条 审计处设审计档案兼职管理人员1名,具体负责审计档案的整理、保管、编研和统计工作。
第五条 实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计项目结束后,文件材料的收集、整理、立卷由该审计组负责,谁主审谁立卷,审结卷成,定期归档。跨年度结束的审计项目放在审计结束的年度立卷。
凡不必入档的材料,如草稿、或经查证已完全否定的材料均应剔除。必须入档的材料如有遗漏,要立即查找补齐。收入审计案卷的材料应按类别、时间编排,并编好目录。
第六条 审计文件资料立卷归档的基本要求:
1、为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效,在立卷内容上应做到真实、完整和精炼。
2、为便于审计档案的安全保管和使用,要做到案卷大小规格符合要求,文件排列整齐有序,封面整洁,书写规范。
第七条 审计文件资料立卷归档的范围:
1、上级领导对审计事项的指示、讲话和批复等;
2、审计处负责人批准的审计任务文件;
3、审计通知书;
4、审计报告及被审计单位对报告的书面意见,审计处审定审计报告的有关资料;
5、与审计项目有关的主要证明材料及其他材料;
6、审计结论和处理决定以及审计处讨论和处理决定的会议记录;
7、被审计单位执行审计决定和审计报告的情况;
8、被审计单位的申诉及复审报告和决定;
9、后续审计材料;
10、审计调查报告及有关材料;
11、下级审计机构报送备案的有关资料;
12、其他有关文件材料。
被审计单位日常报送的财务报表资料作为资料管理,不立卷归档。
第八条 审计文件材料的立卷程序:
1、审计项目实施后,立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成,及时收集本审计项目的文件材料,并认真检查每份文件材料的内容、格式是否完整、合格,手续是否完备,字迹是否清晰。
2、审计项目终结后,立卷责任人要对审计项目的全部文件材料进行系统的整理,并按规定进行排列。
3、立卷文件、材料经检查合格后,按以下规定做好审计案卷的编目工作:
(1) 立卷人将文件材料整理后,对卷内文件材料按排列顺序,逐页在正面右上角用阿拉伯数字编页号。
(2) 按文件材料顺序填写卷内目录。如文件标题、发文字号、文件形成时间,填写文件的起止页号。
(3) 填写档案备考。主要填写:立卷人、立卷时间、检查人签名及检查日期。
4、对立卷责任人归档上交的审计项目案卷,档案管理人员应进行检查,发现不符合要求的,应责成立卷人及时进行补救。
第九条 审计档案文件材料的排列顺序:
审计文件的排列顺序一般应按三个单元作如下:
1、第一单元 结论性文件材料
(1) 审计报告;
(2) 审计报告原稿及有关领导对报告人的批示;
(3) 审计决定与检查审计决定执行情况的文件;
(4) 采取审计行政措施的文件;
(5) 审计建议书、移交处理函;
(6) 审计意见书与审计意见采纳情况的文件;
(7) 被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明;
(8) 审定审计报告的会议记录或记录摘要。
2、第二单元 证明性文件材料
(1) 汇总审计工作底稿;
(2) 审计取证材料清单;
(3) 原始审计工作底稿;
(4) 审计证据;
(5) 审计中所依据的法规目录或摘要。
3、第三单元 立项性文件材料
按文件材料形成的时间顺序并给文件材料的重要程度进行排列。
(1) 上级机关及有关部门的指导性文件或授权审计通知书;
(2) 与审计项目有关的举报材料;
(3) 审计方案及编制审计方案所形成的文件材料;
(4) 审计通知书;
(5) 审计文件送达回证。
各单元文件材料的排列顺序是:
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
定稿在前,历次重要讨论稿在后;
结论性材料在前,依据性材料在后
卷内文件排列,一般应文字材料在前,图样在后。
第十条 审计文件材料按项目立卷,一个审计项目可立一个卷和几个卷,一般不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。
第十一条 审计文件材料的归档时间按学校统一规定执行。
第十二条 审计档案的密级及保密期限,按卷内文件的最高密级确定,并按有关规定做出标识。
第十三条 借阅审计档案,一般应限定在审计处内部,凡需将审计档案借出审计处或要求出具审计档案证明的,应经审计处主管领导审批。
第十四条 查阅审计档案,必须经档案管理员同意并办理查阅手续,借阅时间不超过当天,需延长时间者,应经档案管理员同意,填写《资料借阅单》。
第十五条 不经允许,不得在卷内加注符号和拍照,不得乱写、涂改、抽拆和损坏,不准擅自摘抄、复制、传播和公开出版档案材料。查阅借阅档案者,要严守档案借(查)阅制度,用后及时归还。借阅期间发生的一切问题,一律由借阅人负责。
第十六条 本办法自颁布之日起实施。
第十七条 本办法由校审计处负责解释。
山东大学审计处
二OO二年三月二十八日