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首页> > 山东大学科研项目档案管理暂行规定
 

(山大综字[2001015号文发布实施)

科研文件材料形成部门和课题组立卷制度,是高等学校档案工作的基本制度。为加强我校科学技术研究档案(简称科研档案)管理工作,进一步规范课题组立卷归档,根据国家《学技术研究档案管理暂行规定》《高等学校档案工作规范》和《山东大学档案管理办法》等文件的有关规定,结合我校的实际,本着统一管理,分级负责的原则,制定本规定。

一、基本原则

(一)科研档案是科研活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,以利开发利用。

(二)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,应把科研档案工作与科研计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理,即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。

二、归档范围

科研项目档案是指课题在研究准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励和推广应用等阶段中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

凡纳入学校科研计划管理的各级各类国内、国外的科研项目(含协作项目),包括社会科学研究、自然科学研究等,均应按照国家规定归档。

自选科研课题,经省级以上(含省级)鉴定、结题或获校级以上奖励的项目,也应按照国家规定归档。

三、立卷的分工

(一)社科处、科技处等分别为科研项目文件材料的形成、立卷和归档工作的主管部门,负责科研项目文件材料的统一制发和课题立卷归档的统一布置与验收工作。
科研主管部门在下达课题计划的同时,负责向课题组发放统一的科研文件积累袋、实验记录本、归档须知等,明确课题立卷归档要求,并按期验收。

(二)各学院、教学部等分别为科研项目文件材料形成、立卷和归档工作的二级管理单位,根据科研主管部门的统一布置和要求,负责课题兼职档案人员技术培训和课题组立卷的组织工作,督促、检查课题组做好课题文件材料的积累、立卷与归档。

(三)档案馆负责对立卷工作进行业务指导,配合科研主管部门和各学院、教学部等,对有关人员进行档案业务技术培训,确保案卷质量。

(四)课题组负责科研项目全部文件材料的整理、立卷与归档。 

四、文件材料的积累

(一)课题组组长负责提出建档计划,在制定和讨论课题工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

(二)科研主管部门和课题组,按各自的职责范围,分别负责收集、积累、保管课题各阶段形成的文件材料,做到文件材料完整、准确、系统、安全。

(三)档案馆定期深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好课题文件材料的积累工作。

(四)归档的科研文件材料必须是原件(定稿),制成材料优良,字迹工整,图样清晰,禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰色笔。

五、归档验收与管理

(一)科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或部分完成后,课题组负责人填写“归档说明书”,课题兼职档案员将所积累的文件材料,按要求整理后,送档案馆审查并出具“课题文件材料归档情况审查意见”。审查合格者,方可准予鉴定、结题。否则,科研主管部门不予批准鉴定、结题。

(二)科研项目文件材料一般应在项目结题或鉴定后两个月内归档。课题兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料汇总,进行系统整理、立卷,填写移交目录,移交档案馆。

科研成果申报奖励和推广应用形成的文件材料,于次年六月底前归档。

威海分校、各附属医院课题组移交本单位档案室,由档案室将移交目录送档案馆备案。

(三)重大科研项目的鉴定、评审工作,科研主管部门必须通知档案馆派员参加。

(四)科研项目文件材料按规定归档后,档案馆负责出具“归档证明”,在成果登记表上签署意见、加盖档案馆专用章。

凡归档不齐全、不完整的科研项目,档案馆拒绝出具证明,科研主管部门不得申报成果。未归档的科研项目,在职务晋升时不作成绩申报。不按期归档的课题负责人,在新项目计划中不予立项。

()本办法自公布之日起执行,由档案馆负责解释。

 

附件:1、山东大学科研项目文件材料立卷的基本要求

2、山东大学科研项目文件材料归档范围