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首页> > 山东大学仪器设备项目档案管理暂行办法
为提高我校仪器设备类档案(简称设备档案)的质量和管理水平,进一步做好仪器设备项目文件材料的立卷与归档工作,根据《高等学校档案工作规范》和《山东大学档案管理办法》等文件的有关规定,结合我校的实际,本着统一管理,分级负责的原则,制定本办法。
一、设备档案管理的基本原则
(一)设备档案必须坚持集中统一管理的原则,确保设备档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
(二)设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,作为设备主管部门的职责之一,同步开展。
二、设备项目档案的归档范围
(一)设备项目档案是指作为学校固定资产的仪器设备(含本校自制的,已经作为固定资产的设备),在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,以及随机材料。
(二)设备项目的范围:
1 .各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备项目;
2 .凡总造价五万元以上的仪器设备项目,均应归档。
三、立卷的分工
(一)资产处为设备项目档案的形成、积累、汇总、立卷和归档工作的主管部门,负责设备项目文件材料的统一制发和文 ? 材料的收集、积累、汇总、立卷与归档。
(二)各学院、教学部等分别为设备项目档案的二级管理单位,根据设备主管部门的要求,督促、检查设备用户做好随机文件材料的收集、保管和设备的调试、运行、管理、维修、改造等活动中文件材料的形成、积累、立卷与归档。
(三)档案馆负责对立卷工作进行业务指导,配合资产处和各学院、教学部等,对有关人员进行档案业务技术培训,确保案卷质量。
(四)设备使用单位负责设备项目开箱、调试验收、使用、维修、改造记录等文件材料的形成、积累、立卷与归档。
四、文件材料的积累
(一)设备使用单位负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,指定专人作兼职档案员。科技人员和实验技术人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造等,做到有活动就有完整的记录。
(二)设备主管部门和使用单位,按各自的职责范围,分别负责收集、积累、保管设备各环节形成的文件材料,做到文件材料完整、准确、系统、安全。
(三)档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案工作人员做好文件材料的积累工作。
五、归档验收与管理
(一)重大仪器设备(指二十万元及其以上的设备)开箱验收,必须有档案馆或设备主管部门档案工作人员参加,以监督、检查、指导随机文件材料的清点、验收,并在验收记录上签字。
(二)设备项目验收完毕和进口设备索赔期满后,由设备主管部门会同设备使用单位兼职档案人员,对文件材料进行系统整理立卷并验收。经验收合格后,方可办理固定资产入库手续;对文件材料不齐全的设备,不予入库,不予报帐。
(三)仪器设备说明书等随机文件材料以及在仪器设备使用、检修等过程中形成的、保管期限为“与设备共存”的文件材料,由设备使用单位负责保管,同时按归档要求进行文件材料登记,及时移交设备主管部门。
(四)设备主管部门档案人员负责仪器设备项目全部文件材料的积累、汇总,按要求整理立卷并保管二年,期满后次年六月底前,统一移交档案馆。其中,总造价二十万元以下,五万元以上(含五万元)的设备项目档案,由设备主管部门保管,档案馆定期进行检查、指导。
六、本办法自公布之日起执行,由档案馆负责解释。
 
附件:
1 .山东大学仪器设备项目文件材料立卷的基本要求
2 .山东大学仪器设备项目文件材料归档范围
                                                                                                              二OO一年六月六日