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首页> > 山东大学研究生学位档案的立卷方法
一、    登陆《研究生管理系统》(http://gradms.sdu.edu.cn/login.jsp),进入各模块完成个人相关信息著录。
二、    选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
  
 其中:
(1)   页面中显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改;
(2)   形成时间格式为YYYY,MM;
(3)   份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页,如论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数填5 (即1×5);毕业学位论文页数填写论文总页数;信息填写完毕后,点击提交按钮。
三、 打印学位档案卷内目录
选择“档案管理/学位档案管理/打印卷内目录”菜单,点击“打印选中人员卷内目录”按钮,打印卷内目录。
注:研究生秘书具有查看、修改以及补录卷内目录的功能,进入“档案管理/学位档案管理/打印卷内目录”菜单,点击“秘书补录卷内目录”按钮,系统将显示所有未生成卷内目录的学生,秘书可补录卷内目录。
四、 纸质学位档案的整理
(一)组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷(一般每卷不超过 200 页);
(二)卷内文件排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件循序进行排列;
(三)卷内文件编码:在卷内文件每一文字页的非装订线一侧下角,是用铅笔编写大流水号( 1-n )(页码与卷内目录对应)。
(四)填写卷内备考表:
  1、本卷情况说明:如有无缺损情况等;
  2、立卷人:由立卷责任人签名;
  3、检查人:由对案卷质量进行审查的分管档案工作单位负责人签名;
  4、立卷时间:按实际立卷时间进行填写;
(五)填写卷皮:
案卷题名:山东大学 2007-2008 学年毕业 xxx 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。
归档单位:院、系、所全称
起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2008.03-2008.06
页数:以卷内目录中截止页号为准
(六)装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册(卷内目录+材料+备考表),三孔一线。装订前应去掉文件材料上的金属物。
五、 学位档案的移交
选择“档案管理/学位档案管理/打印移交目录”菜单,选择相应的学生类型,打印移交目录。携带整理好的学位档案、两份移交目录和应归档的其他材料,到档案馆办理学位档案的交接手续。
六、 注意事项
(一) 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。
(二) 归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。
(三) 归档文件材料应统一规格。论文答辩表决小票,应使用白纸进行裱糊。破损文件材料应按要求进行修复。
(四)归档学位论文应是线装本,金属装订本严禁归档。
(五)照片归档具体规格如下:
1)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张( 1 寸或 2 寸)
(2)博士生论文答辩照片三张,包括导师与学生合照、导师与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照 。