首页

首页> > 部门立卷的基本要求
一、基本原则
1 、依法归档,集中管理
山大综字 [2001]6 号发布实施的《山东大学档案管理办法》中规定:“各单位必须按照国家规定,定期向学校档案馆移交档案,不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料,必须按照国家有关归档的规定,收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交,集中管理。任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理”。
2 、部门立卷
教育部令第 27 号《 高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
二、归档范围及保管期限、密级判定
(一)归档范围:
  《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 第三条    机关文件材料归档范围是:
    1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;     2. 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
    3. 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
    4. 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
(二)文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定。
一般遵循下列原则:
1 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。 2 凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管。
3 凡在短期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。
4 凡是上级领导机关所发的文件,按照原文件所定的密级执行;凡属本校形成的文件材料的密级,按照国家、省和我校的有关规定执行。
三、档案实体立卷流程
在文件材料收集齐全的基础上,一般应按下列步骤进行立卷。
(一)组卷原则:按年度、问题立卷
1 、分年度
一般文件归入文件形成年度;
跨年度的请示与批复,归入批复年度;
跨年度的规划、计划,一般可归入内容针对的第一个年度;
跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;
跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;
跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;
法规性文件归入公布或批准的年度;
按学年处理的文件归入专门年度。
2 、分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
会议文件,按会议届次组合,可一会一卷、数卷,或数会一卷;
非诉讼案件材料,按问题或人头组合,可一案一卷或一案数卷;
人民来信材料,可按信件的作者,信件处理形式或信件所反映的问题组合;
统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合;
学校管理和业务活动形成的业务文件材料,一般按单一问题组合;
工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;
简报按名称或期号组合;
其他文件可按特殊形式组合。
3 、分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
(二)卷内文件排序的原则
( 1 )管理性内容的文件材料,按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
定稿在前,历次重要讨论稿在后;
结论性材料在前,依据性材料在后。
( 2 )专题性、成套性档案(含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。
( 3 )准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级,不同保管期限,不同密级的档案,应分别组卷。
( 4 )卷内文件排列,一般应文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
(三)检查案卷文件材料
1. 检查案卷文件材料的成分,审查文件材料是否收集齐全完整,并剔除不应归档的文件材料;
2. 检查案卷文件材料的联系,依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散联系的现象;
3. 检查案卷文件材料的保存价值,查看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致;
4. 检查案卷文件材料的数量,一般不超过 200 页,对同一问题文件数量多的,可适当分卷,问题单一、数量较少的可组薄卷。
5. 检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求,凡用笔不符合归档要求的文件材料,必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水书写的文件材料,禁止归档。
(四)整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料,及与文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要进行折叠;除掉文件材料上的金属物。
(五)编页号
卷内文件材料无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚,使用铅笔编页号。
(六)填写卷内备考表
本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。
立卷人:由立卷责任者签名。
审核人:由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
立卷时间:由立卷人按实际立卷时间填写。
(七)拟写案卷标题
案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
除会议文件外,不得用 “××× 文件材料 ” ;
除一般函件外,不得用 “××× 来往文书 ” ;
除了诉讼案件材料外,不得用 “××× 案件 ” 。
案卷题名一般不超过 50 个字。要求书写工整,字迹清楚。
(八)其他要求
1 、备考表、案卷标题,均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
2 、文件材料一般归档一份,学校正式编号的行文和基建图纸等重要文件材料,一式二份归档。
3 、归档文件材料应是文件材料的原件,复印件原则上禁止归档; 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》 (GB / T 18894-2002) 执行。