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关于2016年度文件材料立卷归档的通知 


全校各单位:

为了做好2016年度文件材料归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)2016年1月1日至12月31日期间,学校在党政管理、科学研究、教学管理、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发、法律事务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)。

(二)2016年12月毕业研究生(今后不再提交学位论文)、2017年1月成人(网络)教育毕业生、中加、中德等合作办学毕业学生的学籍、学位材料等。

(三)近期学校重大活动材料、已竣工的基建项目、已结项的科研项目、已购置完毕的单台件设备等形成的文件材料、图表等。

二、归档要求

(一)明确责任,应归尽归。各部门分管档案工作的领导要充分重视档案工作,将文件材料的归档工作纳入全体工作人员岗位职责,监督检查本单位档案工作的开展;各单位专兼职档案工作人员应参照本单位文件材料归档范围,做好文件材料的汇总收集、整理与归档工作,做到应归尽归。任何人不得将应归档文件材料据为己有,或拖延不归。

(二)提高质量,齐全完整。归档综合文件材料,继续实行按“件”整理。各单位要严把归档文件材料质量关,做到归档文件材料齐全、内容完整、标识齐全、材质、字迹符合归档要求。复印件原则上不得归档。各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度。物理归档、逻辑归档(在档案管理系统中直接上传)均可。

(三)做好学校重大活动档案的收集归档。如2017年4月21日国务院总理李克强来校考察材料;正在进行中的青岛校区6个院系和部分科研机构的整体搬迁工作档案等。按照《山东大学重大活动管理办法》有关规定,要求相关单位将有关工作落实到具体人员,在规定时间内完成整理归档工作。

(四)登录档案管理系统,网上归档。所有文件材料继续实行网上归档。档案管理系统已更新,登录方式和操作界面有所变化,请各单位专兼职档案人员按时参加2017年档案立卷培训会,以便做好整理归档工作。

(五)补充说明。学校制发的文件和上级发文,请各拟稿单位或承办部门到学校办公室文秘室(明德楼A229房间)、机要办公室(明德楼A314房间)领取。

三、归档时间

请各单位务必在9月底前完成本单位文件材料归档工作。有关归档业务问题及档案移交工作,请联系档案馆业务指导部。

联系电话:88364605;88364934

联系地址:中心校区明德楼A543、A545房间

 

山东大学

2017年6月2日